עושים עסק מ-א' עד ת' - האות ג' - גבייה

גבייה

מה זה השטויות האלה גבייה?! מה את בכלל כותבת על זה פוסט, גבייה זה א' ב' של כל עסק

לא זה דווקא ג'. וזה לא שטויות, זאת נקודה כואבת.

בגלל הקורונה?

לא. בגלל האנושות.

לפני לא מעט שנים ישבתי עם מנכ"ל חביב באחת מפגישות האבחון הראשונות. ישבנו יחד על פלטי המערכת, שהציגו סכום לא קטן של חובות של לקוחות, שנפרש על חודשים ואפילו שנים אחורה.

השירות כבר ניתן ממזמן, והתשלום – התעכב.

הייתי אז ממש בתחילת דרכי המקצועית והזדעזעתי

- איך זה יכול להיות?! שאלתי אותו.

מה זאת אומרת? הוא ענה באנחה כבדה. ככה זה. כולם משלמים בשוטף + אף פעם,

אם לא נעבוד ככה, לא יהיה לנו עם מי לעבוד.

בימים שחלפו שוב ושוב חזרתי אל המערכת, שוב ושוב סיננתי סכומים, לקוחות, תאריכים, שוב ושוב גיליתי את מה שגיליתי במרוצת השנים בכל פעם מחדש – גבייה היא עניין רציני שאיכשהו עסקים רבים נוטים לוותר על ההתעסקות בו ולמשוך כתפיים, להתנהל ולא לנהל.

על פניו החלק של הגבייה הוא ה-חלק שלכבודו הקמנו את העסק שלנו.

בעצם, מה יותר מהנה מלספור את הכסף שהרווחנו בדם יזע ודמעות? מה יותר משמח מלקבל תגמול על העבודה שהשקענו? וזה כאילו אמור לקרות מעצמו – פשוט מאד – אתה נותן שירות, אתה מקבל כסף, בגדול - מה יש להתעסק בזה?

התעסקות בגבייה, תחקור שלה ובעיקר ניהול שלה – יכול לתת לנו שיקוף חשוב על תהליכים שמתרחשים בחברה שאינם נוגעים רק למצב התזרימי שלה.

אז איך מנהלים גבייה?

קודם כל בשביל להבין דבר או שניים על מצבנו נבדוק את מדד ימי אשראי הלקוחות – או במילים אחרות המרחק בין היום שבו נרשמה העסקה ובין יום התשלום.

איך עושים את זה?

• מפיקים פעם ברבעון או בסוף השנה (והכי כדאי גם וגם כדי לקבל נתון מדויק ומהימן יותר) את כל הדוחות הרלוונטיים (לקוחות חייבים מול כל החשבונות שיצאו – אלה ששולמו ואלה שלא)

• לוקחים את הסכום שאותו חייבים הלקוחות החייבים ברגע נתון, ומחלקים בסה"כ ההכנסות הפוטנציאליות (חשבונות עסקה) באותה השנה / רבעון (שימו לב למע"מ בשני המקרים),

• את התוצאה כופלים במספר הימים הנבדקים (365 לשנה או 90 לרבעון) ומגיעים לתוצאה שהיא – מספר ימי אשראי הלקוחות.

מה ייחשב לנתון טוב?

תלוי מאד באיזה ענף ומי הלקוחות שלכם ומה הם תנאי התשלום בשוק,

בכל מקרה השאיפה תהיה לצמצם ולהקטין את מספר ימי האשראי, ככל האפשר (ובטח שלא להסכים לשוטף + אף פעם).

עלייה משמעותית בימי אשראי לקוחות יכולה למשל להעיד על התהליכים הבאים:

• קושי של הלקוחות שלנו לשלם ולאותת לנו על פילוח לא נכון של קהל היעד או כאזהרה לענף או לקוח שנקלע לקשיים.

• שביעות רצון נמוכה של הלקוחות ממוצר או שירות – מייצרת משא ומתן מתמשך בשלב החשבון או פיצוי מוסכם בתנאי תשלום נוחים יותר מלכתחילה.

• פיתיון של הלקוחות על ידי דחיית מועד התשלום מבלי להבין את המשמעויות של דחיית התשלום עבור העסק שלכם.

• צוואר בקבוק לא מזוהה – איפשהו ברצף ההתנהלות החשבונאית מול הלקוח, יש לכם פער שצריך לעצור ולבדוק – לרוב נמצא את הפער באחד משני הקצוות – התחלה (תיאום ציפיות מול הלקוח) או בסוף (מסירה וגבייה).

ברור שככל שהתזרים מהלקוחות מגיע מהר יותר, כך החברה יכולה לשלם בקלות רבה יותר לספקים ולעובדים, ולהשקיע בקידום העסק.

כשימי הלקוחות עולים באופן מהיר תאלץ החברה להשתמש בהון עצמי או באשראי, בכדי לממן את ההוצאות השוטפות, ומצבה הפיננסי והעסקי יהיה פגיע יותר.

אז מה עושים?

מתחילים לנהל.

בין אם אתם ארגון גדול עם הנהלת חשבונות מסודרת, או ארגון של אדם מוכשר אחד:

• החליטו על מועד שבועי קבוע לניהול הגבייה, ומועד רבעוני לקביעת מדד ימי האשראי, שתפו את האנשים הרלוונטיים והקדישו לזה זמן.

• החליטו על יעדים רצויים וצרו מודל שמאפשר ללקוחות שלכם ולכם לעמוד ביעדים שנקבעו.

• עבדו עם כלים נוחים ויעילים באופן שיאפשר לכם ביצוע מיטבי של הגבייה תזכורות לגבי מועדי התשלום, מעקב אחרי התוצאות והפקת דוחות מסודרים.

• והכי חשוב – תהיו עם היד על הדופק ואל תתנו לדברים לחמוק מכם.