תזרים - איך לארגן את הכסף בעסק

כסף לעסק

הרבה מאד עצמאיים מגיעים אליי כשהם כבר בתחושה של ייאוש/ה.

הם לקחו עוד ועוד הלוואה, ניסו כל מיני דברים, ישבו עם יועץ שיווק, ועם אלוף העולם בפרסום ממומן, והם כבר מתחילים לחפש עבודה.

ברוב המקרים, אחרי היכרות קצרה ואבחון, אני שואלת אותם "כמה העסק מרוויח".

רובם הגדול פשוט לא יודע להגיד, או יודע בערך, או מבקש ממני יום יומיים כדי לשאול את רואה החשבון שלו.

ואז ... כשנכנסים למספרים, מגלים שמה שחושבים ומה שבאמת זה ממש לא אותו הדבר...

זה אולי נשמע מצחיק, אבל גם השכירים למשל לא תמיד יודעים כמה הבית "מרוויח" וכמה באמת "משקיעים" (אבל זה כבר להזדמנות אחרת),

בכל עסק, קטן כגדול חשוב להבין את המגמות, ולכן יש 3 קבצים פשוטים יחסית שכל עסק צריך שיהיה לו:

הפעם אתייחס לכלי הראשון והוא למעשה הבסיס לשאר: תזרים.

התזרים הוא קובץ דינמי שמשקף את מצב החשבון כמות שהוא, כולל הכנסות עתידיות בטוחות.

כלומר כל מה שכבר בוצע וצריך להכנס מתישהו יופיע בתאריך שבו הוא אמור להכנס (שוטף +30, 45 וכו') – זה גם עושה סדר בהכנסות עתידיות, עוזר להבין את תמונת המצב ולהתכונן מראש לתקופות "יבשות" יותר בעסק וגם מאפשר לכם מעקב מול הלקוח לגבייה.

קל יותר לנהל תזרים כשלעסק חשבון בנק משלו (זה גם הרבה יותר נכון, אבל גם זה כאמור, להזדמנות אחרת), אם אין לנו הפרדה בין חשבון הבנק לחשבון הפרטי – כדאי להיעזר באיש מקצוע על מנת להפריד באופן ברור יותר את שני התחומים, ולבנות תזרים שיקוף מדויק יותר שיהווה עבורכם כלי לניהול בהמשך.

הכי קל להכין את הקובץ באקסל.

הרעיון הוא לייצר קובץ, שלא צריך להיות רואה חשבון מדופלם בשביל להבין אותו, (טבלה פשוטה, ולא מסובכת, נוסחאות בסיסיות), ואם אתם לא יודעים להכין, יותר משווה להתייעץ עם הילדים / בני הנוער בבית.

בטבלה צריך להיות מצב החשבון, עמודה של הוצאות, עמודה של הכנסות, עמודה של סוג ההכנסה / הוצאה ותאריך.

כמו שכבר אמרתי, מדובר בקובץ דינמי, ולכן צריך לעדכן אותו בהתאם לסוג העסק, תדירות ההכנסות והוצאות וכו', אבל חשוב לעדכן ולהשוות אותו כל הזמן למצב הנוכחי בבנק (אם הוא לא חופף, סימן שטעיתם בדרך, חזרו לאחור ותקנו).

ואם העסק שלי קיים כבר שנתיים ועדיין לא עשיתי?

שאלה טובה. אפשר להתחיל היום, ואפשר (ואפילו כדאי) לפתוח את תדפיסי הבנק, וכרטיסי האשראי ולפענח אחורה,

למה?

גם בגלל שזה הבסיס לכלים אחרים שיהיו יעילים יותר ככל שננתח תקופות ארוכות יותר, וגם כי נוכל לגלות דברים שכבר שכחנו וזה כשלעצמו, תחילתו של סדר.

ואם יש לי כלי אחר (לא אקסל) שבאמצעותו אני עושה פעולה דומה?

שאלה מצויינת. מוזמנים לשתף אותנו, אין לי ספק שכולנו נרוויח מהשיתוף.

ואם אני לא עצמאי?

שאלה מעולה. הכלי הזה עובד נהדר לכל אחד, לי למשל יש תזרים לבית ותזרים לעסק.

אלה שני קבצים נפרדים ואת שניהם אני מנהלת כבר שלוש שנים באדיקות, ובאמצעותם אני בונה תקציב שמאפשר לי להתמודד עם הפתעות, בלת"מים ותקופות קצת יותר "יבשות".