ניהול סיכונים

מזג האויר שהתבהר בבת אחת הוציא בשבוע האחרון הרבה מאד הורים וילדים אל הפארקים הסמוכים לבית שלנו.

וככה יצא שנאלצתי להסכים להיגרר אחרי הקטנצ'יק לאחה"צ בפארק כשהוא על גלגיליות ואני, סתם מתגלגלת..

איזה מתוק! אמרה לי אישה אחת שהתיישבה בסמוך, תראי איך הוא קם כל רגע וממשיך בכזה בטחון. בחיים צריך לדעת לקום מנפילות. ממש כל הכבוד לו.

וזה נכון, הוא באמת מתוק (זה בלי קשר), אחרי כל נפילה מרשימה, (וכל אחת הייתה יותר מרשימה מהקודמת) הוא התרומם וחייך חיוך רחב והמשיך לצלוע את דרכו חבוט וחבול (אבל מחויך) בין שאר הילדים בפארק.

בחיים באמת צריך לדעת לקום מנפילות.

ניהול סיכונים

אבל אני דווקא פירגנתי לעצמי הפעם, ושמחתי, שלמרות כל הפרצופים הזועפים שלו לפני שיצאנו, הצבתי גבולות מאד ברורים בדמות קסדה ומגיני ברכיים וידיים.

נכון שאם זה היה תלוי רק בי, הייתי עוטפת את כולו בפצפצים, כי אני כבר מכירה היטב את כישורי ההתרסקות שלו, אבל במסגרת הערכת ניהול הסיכונים הבריאה שעשיתי עם עצמי ועם הפרצוף הזועף שלו, החלטתי שזה הכי טוב שיש. בשביל שנינו.

וזה גם תמצית העניין – אנחנו מנהלים סיכונים כל הזמן, מול הילדים שלנו, מול בני ובנות הזוג, בהחלטות בתא המשפחתי, בהחלטה הגורלית המתקרבת - איפה לקיים את החג...

חלקנו עושים את זה במודע, וחלקנו פשוט עושים את זה, אבל אנחנו עושים את זה כל הזמן כמעט בכל מקום.

ועדיין, בהרבה מאד עסקים התחום הזה הוא אפור, מוזנח ולא "מנוהל". עד ש.... מגיע הסיכון ולעיתים זה מעט מידי ומאוחר מידי.

בתמצית, תחום ניהול הסיכונים הוא רחב, מסובך ומפורט ולפעמים נדמה שבשביל לעשות אותו צריך דוקטורט לכלכלה, אבל הבטחתי לעצמי (ולכם) בתחילת הדרך שנעשה את הכל פשוט ככל האפשר, אז אני מקדישה דקת קריאה אחת להסבר על מה זה בכלל ואז דקה נוספת לאיך עושים את זה ומבטיחה שהדברים רלוונטיים גם לארגונים גדולים וגם לעסקים צומחים:

מה זה "ניהול סיכונים" בתחום העסקי?

כל סיכון, יוגדר ככזה אם יש בו איזשהו חשש להפסד, יצירת אי וודאות, פגיעה או נזק לעסק – בתחום הכלכלי זה לכאורה נורא מובהק, אבל גם פגיעה בתשתיות, בכח אדם, במורל, בתפקוד וכו' בהיקפים משתנים עשויה להוות סיכון קיומי לעסק.

בבואנו לנתח ולנהל את הסיכון נבקש למעשה לתת מענה יזום בצורה של מניעה או תוכניות מגירה להתמודדות עם הסיכון האפשרי:

• סיכון ברמת התחום (תפעול, פיננסי, אסטרטגי, רגולטורי, תדמיתי, בטיחות, אקולוגי וכו').

• סיכון ברמת תהליכים שונים (על רצפת הייצור, בקבלת ההחלטות, בהתנהלות מול הלקוח וכו')

• סיכון ברמת השוק - הלקוחות וקהל היעד ונסיבות משתנות

• סיכון ברמת פרויקט, או מערכת ספציפית

• סיכון ברמת המשאבים

• ועוד היד נטויה...

ישנם עשרות סוגי סיכונים והם משתנים מעסק לעסק, ממחלקה למחלקה ומקום למקום, סיכון של עסק אחד בהחלט יכול להוות הזדמנות גם בשביל העסק הזה אבל גם בשביל עסק אחר.

סקר ניהול סיכונים הוא כלי לאיתור נקודות כשל ותורפה בארגון על מנת לאפשר התמודדות נכונה יותר ברגע המשבר או הפיכת הסיכון להזדמנות מבעוד מועד.

ניהול סיכונים הוא תהליך מעגלי -

זיהוי הסיכון

בישיבת סיעור מוחות של כל הנוגעים בדבר, מאפשרים לנוכחים להציף ולהעלות את כל הסיכונים האפשריים העולים על הדעת לארגון עצמו או לפרויקט / מוצר: מגיפה עולמית, מלחמה, סגירת שוק מסוים ליבוא או ייצוא, מיתון במשק, טרנד חדש, ועוד התייחסויות להיבטים ייחודיים של הפרויקט / המוצר / הארגון. כל אחד ואחת מהזוית שלו או שלה.

הערכת הסיכון וניתוח

בשלב הזה נצטרך להסביר לעצמנו מה הופך את הסיכון רלוונטי וספציפי עבורנו, כלומר, לכל תהליך כזה ישנו פוטנציאל לזיהוי של עשרות סיכונים, מובן ששום ארגון לא יכול לתת מענה לכל הסיכונים הפוטנציאלים- זה ידרוש זמן רב ומשאבים ויוציא אותנו מאיזון..

לכן יש לזקק את הסיכונים המשמעותיים ביותר- ננסח נוסחא משותפת, שערכיה שווים ובה ננסח את הפרמטרים על פיהם יבוצע הדירוג, ולאחר מכן את הסקאלה המספרית אשר לפיה כל סיכון ידורג לצד הערכת עלות הנזק המשוער כבסיס להשוואה מול עלות הטיפול בסיכון.

במילים אחרות מה המשמעויות שלו, ובאיזה סבירות הוא אכן עשוי להתרחש ולפגוע בעסק, מה הסיבה שאנחנו בכלל מעלים אותו במסגרת הזאת ומה מידת הנזק שהוא עשוי לגרום אל מול מידת התועלת בפתרון מניעתי?

נגדיר את הפעולות הנדרשות לצמצום / מניעה שלו:

פעולות למניעה: הפסקת פעילות, חידוד נהלים, שינוי התהליך, הכשרת כ"א וכו'.

פעולות לצמצום החומרה / הסתברות: פיקוח צמוד, חובת דיווח, התאמת הכישורים לצרכים וכו'.

פעולות העברה: נקיטת צעדים להעברת ההתחייבות לגורם שלישי, לדוגמא: ביטוח, מיקור חוץ וכו'.

פעולות הכלה: קבלת הסיכון והכנת תוכניות מגירה להתמודדות במידה ויקרה.

נטמיע את המשימות הנדרשות מתוך הפעולות אל תוך תוכנית עבודה ברורה ומסודרת עם חלוקת אחריות, הגדרת תפקידים, תאריך לביצוע – ולסיום נבצע בקרה וניטור.

תהליכי ניהול סיכונים הינם תהליכים רציפים ודינמיים,

ארגון חכם הוא ארגון שבו התהליך לא מסתיים לעולם, להיפך, הוא מוטמע היטב כחלק משגרות הניהול של העסק ומאפשר להציף סיכונים חדשים או צווארי בקבוק שנולדו מתוך המפגשים הקודמים.

בין אם אתם עסק גדול או קטן, בין אם אתם עמוסים או פנויים, ההמלצה (הרותחת) שלי אליכם היא לקיים ישיבה כזאת ולשריין מראש מועדים במהלך השנה לקיום ישיבות מעקב וניטור.

חג אביב שמח!