לחשוב כמו אירגון

כששואלים אותך – מי את/ה?

מה את/ה עונה?

מפעם לפעם אני מוצאת את עצמי ממלאה איזה טופס – לגן, לביה"ס, לחוגים, למכרזים.

כמעט תמיד אני מתבקשת לענות ולהגדיר את העיסוק שלי – מיליון חלוניות קטנות ששואלות אותי מי אני בעצם.

ולרוב אפשרות אחת שלכאורה (לפחות מבחינת הרשויות) מסכמת את מי שאני - "עצמאי/ת".

בשנים האחרונות זכיתי לעבוד עם שני סוגים של ארגונים.

ארגונים גדולים – לא תאגידי ענק, אבל גדולים מספיק כדי שאפשר יהיה לקרוא להם גדולים, ועסקים קטנים (שאני אישית יותר אוהבת לקרוא להם "עסקים בצמיחה")

בכל אופן, הרוב המכריע של מנהלים או מנהלות של "עסקים בצמיחה" יענו את אותה התשובה כשישאלו אותם – מה אתם עושים?

והתשובה היא: עצמאי/ת.

עסק "קטן"? עצמאי? עצמאית? טיפ מספר 1 – תפסיקו עם זה.

תתחילו לחשוב כמו אירגון

המילה עצמאיים לא מספרת לי כלום על עצמכם, חוץ מהעובדה שאתם יודעים להסתדר "לבד".

בכל פעם שמישהו שואל אתכם מה אתם עושים, ואתם עונים "עצמאיים" - אתם בעצם מאבדים לקוח פוטנציאלי נוסף.

בעייני זה נכון גם למילה – עסק קטן, שהשימוש בה מצמצם אתכם ומשאיר אתכם "קטנים".

בעידן המודרני מאתגר מאד להיות בעלי עסקים.

אנחנו one man / woman show.

הדרישות מאתנו גבוהות והציפיות שלנו מעצמנו גבוהות אפילו יותר..

אנחנו מוצפים בכלים ואפשרויות, במידע וידע, ומוותרים עליהם או עושים בהם שימוש לא נכון, או מתמקדים באפיק אחד וזונחים את היתר.

אני אוהבת מאד את השיוט התמידי שלי בין שני העולמות.

כזה שמאפשר לי לזהות את היתרונות המובהקים שיש לספינה גדולה, עתירת משאבים ויכולות.

ובעלי תפקידים, כמו הארגונים שאני עובדת איתם, ואת אלו הטמונים דווקא בגמישות, הסתגלנות והיכולות להגיב במהירות של הסירות ה"קטנות", שאני זוכה ללוות.

לאלה, וגם לאלה יש הרבה מאד מה ללמוד זה מזה,

ואני משתדלת ביום יום שלי, לחשוף את שני הצדדים ללמידה הזאת בדיוק.

אני רוצה לנצל את ההזדמנות במאמר הזה ללמוד מהארגונים הגדולים. ללמוד לנווט את הסירה שלכם בכמה שפחות מאמץ ומבלי לוותר על עצמכם.

אז מה בעצם ההבדל בין הארגונים הגדולים לארגון שלכם?

משאבים, מוניטין, יכולות, פלחי שוק ועוד. הכל נכון.

אבל ההבדל הכי גדול בעייני טמון במבנה הארגוני.

ככלל, המבנה הארגוני יכול להשתנות מארגון לארגון בצורתו, גודלו, הגדרות התפקיד וכו',

אבל תמיד יתקיימו בו (בהנחה שמדובר בארגון טוב) שישה תפקידים מרכזיים:

• מחקר ופיתוח – אחראיים להביא לארגון את הדבר הבא, לשפר את המוצרים והשירותים הנוכחיים, להיות כל הזמן עם היד על הדופק לגבי מגמות בשוק, בעולם, ללמוד ולהכשיר וכו'.

• שיווק (ומכירות) – אחראיים על תחום קהל היעד של הארגון – פילוח קהל מדויק, מיתוג הארגון, פנייה לקהל היעד, בניית אסטרטגייה סביב מוצרים וכן פניה וסגירת המכירה.

• תפעול – אחראים על שרשרת האספקה בפועל, אריזה, ייצור, או מתן שירות במקרה של חברת שרותים.

• משאבי אנוש – אחראיים על כח האדם של הארגון, על המשאב האנושי, רווחה, חוזים, דאגה לפרט, מניעת שחיקה, הכשרה, שמירה על העובדים והעצמתם.

• כספים – אחראים על הזרימה השוטפת של הארגון, בניית תקציבים, גבייה, הנפקת חשבונות, מדידת רווחיות, מעקב ועוד.

• ומנכ"ל/ית – אחראי/ת לתכלול חמשת התפקידים האחראים, מחזיק/ה אצלו/ה את כל הכלים והנתונים כדי לאפשר לעצמו לקבל החלטות טובות מספיק ובעיקר לנהל.

מנכ"ל/ית טוב/ה מנהל/ת למעשה כל הזמן שני ארגונים במקביל - את הארגון של היום ואת הארגון שהוא או היא חולמים עליו בטווח הרחוק יותר.

אצל רוב העצמאים שאני מלווה, אני נתקלת שוב ושוב בצדדים הרבה יותר דומיננטיים בעסק, שבכל פעם צד אחד נוטה להיות דומיננטי יותר על חשבון היתר.

לרוב יהיה זה השיווק – בוסטים של שיווק, קמפיינים ממומנים, פוסטים, סרטונים ומה לא..

וכשאלו מצליחים סוף סוף לשאת פירות, נמצא את מחלקת ה"תפעול" עובדת בשיא לתת את התוצר הטוב ביותר.

מחלקת הכספים אצל רוב העצמאיים היא מחלקת חירום, עובדת רק כשאין ברירה, כשפתאום מקבלים איזה מכתב מדאיג מביטוח לאומי, או צריכים להגיש דוחות, כשצריך לגבות כסף שמשום מה לא גבה את עצמו.. מעטים המקרים שבהם נמצא מחלקת מחקר ופיתוח מתפקדת, ושלא נדבר על משאבי אנוש – ההון האנושי אצל עצמאיים ועצמאיות רבים הוא הנכס הכי פחות חשוב ומתוחזק, במילים אחרות, זו המחלקה המוזנחת ביותר.

והמנכ"ל, ובכן, הוא או היא, עסוקים תדירות בכיבוי שריפות, ריצה מצד אחד של רצפת היצור לצידה השני.

דמיינו רגע את הסירה הקטנה הזאת, מטלטלת לה במים הסוערים ממילא.

פעם המשקל בצד הזה ופעם בזה, בכל פעם שהמים גועשים.

הניסיון לייצב אותה גוזל מהקברניט את כוחותיו האחרונים.

רוצים לחשוב כמו ארגון גדול? מנו מנכ"ל/ית לארגון שלכם.

או במילים אחרות, פנו לעצמכם את הזמן לנהל את העסק שלכם, ובדקו מה נעשה בכל אחד מהכובעים האחרים שלכם.

הכינו תוכנית עבודה שלוקחת בחשבון את כל אחת מחמשת המחלקות האחרות בארגון.

תחליטו מה צריך להתבצע השנה בכל אחת מהמחלקות, תחליטו מי צריך לבצע את השינויים האלה ומתי.

שאלו את עצמכם האם תעזרו בסמנכ"לים מבחוץ? האם תשאירו את התחום תחת אחריותכם הבלעדית, מה צריך לקרות כדי שתבצעו את הכל על הצד הטוב ביותר?

היו המנכ"לים של הארגון שלכם,

בדקו אחת לשבוע או שבועיים מול תוכנית העבודה מה בוצע ומה לא..

הגדירו יעדים מדידים ומדויקים לכל תחום, כאלו שתוכלו לעמוד בהם מצד אחד ושיאתגרו אתכם מצד שני.

מה שווה לדרוש מעצמכם בכובעים המשתנים?

הנה כמה דוגמאות:

מחקר ופיתוח –

מה קורה בתחום שלכם בעולם? מה הלקוחות שלכם מקבלים במקומות אחרים? אילו כלים חדשים יצאו לשוק לאחרונה? תיאוריות? ספרים?

סמנו לעצמכם זמן מוגדר להתפתחות, ללמידה, כחלק אינטגרלי מהעסק ואל תתייחסו לזמן הזה בביטול.

שיווק (ומכירות) –

הגדרתם אסטרטגיה ברורה? המיתוג שלכם הוא בדיוק מה שחלמתם עליו? מעולה, עכשיו היו עם היד על הדופק, נטרו ביצועים, בידקו תוצאות והקדישו זמן מוגדר לכל פלטפורמה שבחרתם לקדם בה את העסק שלכם.

ספונטני זה אחלה, אבל זה רק התוספת על הבסיס.

תפעול –

האם הלקוחות שלכם מרוצים ממה שהם מקבלים? האם אפשר לשפר את השירות שניתן? למקסם את העלויות? לתת מוצר טוב יותר?

התשובה היא כן – תמיד אפשר יותר טוב, הגדירו לעצמכם זמן קבוע לחשיבה מתוכננת בדיוק על זה.

כספים –

אם הכסף שלכם מגיע בדיוק בזמן – הרווחתם, המצב שלכם כבר הרבה יותר טוב, אבל הוא יכול להשתפר, בנו תוכנית תקציבית ברורה, והקדישו זמן להבין את הכסף שלכם טוב יותר,

בדקו את עצמכם, נטרו את התוצאות, את המגמות ולימדו בכל פעם משהו שעדיין לא ידעתם על הכסף שלכם, קצת בכל פעם.

משאבי אנוש –

אם הייתם שכירים, הייתם מצפים מהארגון לדאוג לרווחתכם, הייתם מצפים מהארגון שידאג לתנאים טובים, לסביבת עבודה מתאימה, וליום גיבוש מידי פעם.

אז הרי החדשות: אתם הארגון. אם אתם לא תדאגו לעצמכם, אף אחד לא ידאג לכם, ולכן, הקדישו חלק מהזמן – לעצמכם, בלי נקיפות מצפון, בלי הסברים, אווררו את עצמכם, תאכלו טוב, תשתו טוב, ותעשו משהו שיגרום לאחרים לרצות לבוא לעבוד אצלכם, כי עובד טוב זה עובד שטוב לו, גם אם הוא העובד של עצמו.

מה יהפוך אתכם למנכ"לים המוצלחים של הארגון שלכם?

יש לי כמה כלים מעולים שיהפכו אתכם לגרסא קצת יותר טובה של עצמכם, אבל זה יקרה במאמר הבא (שווה לחכות!)