עושים עסק מ-א' עד ת' - האות נ'



ניטור

או למה חשוב להכיר את העסק שלך מבפנים.


לפני שנתיים היא הגיעה אליי חצי נואשת, כמו 99% מהעסקים בצמיחה (אולי נחליף כבר את המושג הזה עסקים קטנים, מה דעתך?) שמגיעים אליי – היא זעקה "שיווק".


יש לה מוצר מעולה, היא חדה, מקצוענית ואי אפשר שלא להעריך את העבודה שהיא משקיעה ואת הכניסה לפרטים הקטנים, יש לה לא מעט ניסיון וגם לא מעט חוש הומור וחשיבה יצירתית, ובכל זאת, גם היא נפלה למלכודת הזאת.


בפגישה שלנו ניסיתי לעצור אותה רגע מלדהור, ישבנו עם התבנית הקלאסית שלי, וניסינו לנתח את העסק בזום אאוט ומבלי להכנס רגע לתכל'ס, או כמו שאומרים – פרה פרה.


את מבלבלת לי את המוח סתם, היא אמרה בחוסר סבלנות מופגן – אני צריכה שיווק. נקודה. כל ההבדל בין לסגור חודש אצלי, לבין מה שקורה עכשיו הוא הבדל של 2-3 לקוחות סה"כ בחודש, לא צריך להיות גאון גדול בשביל לראות את זה.


אפילו הבאתי רעיון, היא אמרה, ושלפה דף מקופל - תראי את ההצעה הזאת של חברת X, הם יטרגטו את קהל היעד שלי ב-Y שקלים, ויפרסמו את השירות שלי ב-Z שקלים... בתכלס, הבעיה היחידה שבגללה רציתי להתייעץ איתך, היא שלא ניתן לטרגט פחות מ10,000 לקוחות, אז נכון שההוצאה תהיה גדולה מאד, אבל היא חד פעמית ואין סיכוי שלא אצליח להביא משם כמה עשרות לקוחות אם לא יותר, ואז אני יכולה להרוויח בגדול..

מה דעתך?

אם להיות כנה, גם אותי קל מאד לפתות למלכודות האלה, לא פעם אני נשאבת לרגע עם הלקוחות שלי אל עולם האילו, ומסתערת יחד איתם על הצד המעשי של השיווק, גם לי יש פנטזייה, כמו לכולם, שאשקיע קצת ואקבל הרבה, גם אני רוצה להאמין שכל מה שפותר את הכל זה שיווק טוב, קסם.

למדתי עם השנים שבעסקים, יותר משחשובה ההחלטה שהתקבלה, חשובה הדרך שבה קיבלנו אותה, ואם אני שלמה עם הדרך, הרי שאהיה שלמה גם עם ההחלטה וההשלכות שלה, או לכל הפחות אלמד להפיק לקחים לפעם הבאה, אז מנקודת המוצא הזאת, שאלתי אותה ואני שואלת גם אותך:

האם יש לך גרף המנטר את המגמות בעסק שלך?

לך אולי יש.

לה לא היה, היא לא ידעה מה זה. ואם גם לך אין, אסביר בקצרה את המושג הזה (נשבעת שזה הכי פשוט שיש) ואספר גם את הסוף של הסיפור כדי שאם עדיין אין לך, אולי אצליח לעשות לך חשק להכין אחד כזה.

אז מה הוא גרף ניטור?

גרף פשוט ומותאם אישית המנטר (כלומר מאפשר לך מעקב הדוק ורצוף אחרי התוצאות העסקיות שלך) מה מכניסים בו? תלוי – מה מעניין אותך?


בארגונים גדולים הגרפים האלה מתממשקים בעצמם לתוך מערכת ניהול כזו או אחרת, ומספרת לבעלי הארגון את מה שהם רוצים לשמוע – מה מוכר יותר, מה ריווחי יותר, באיזו תקופה קונים יותר, מי קונה יותר – קונים או קונות? וכו'..

אצלנו, העסקים בצמיחה, המצב מורכב יותר, בוודאי אצל מי שנותן או נותנת בעיקר שירותים ופחות מוצרים, ובכל זאת – מה מעניין אותך לדעת?

אין סוף לדברים שאפשר לנטר, אני כן מציעה פה את אבני היסוד בעייני, אבל אפשר להוסיף עליהן עוד דברים (מוצר מסויים, מגזר מסוים, שירות מסוים, לקוח מסוים וכו').


אבל לצורך העניין, בשביל לעשות את זה נגיש ופשוט, הנה הדברים שאני ממליצה להתמקד בהם, ומיד אחר כך יגיע ה – איך.
  • אפשר (ומומלץ) לנטר את כמות הפניות – הצעות המחיר, שיחות הטלפון, פניות דרך האתר / הרשתות החברתיות.

  • אפשר ומומלץ לנטר את כמות ההזמנות שהתקבלו בפועל מתוך הלידים שטיפלת בהם.

  • אפשר ומומלץ לנטר את חשבונות העסקה ואת חשבוניות המס / הקבלות. (או דרישות התשלום מול הכסף בפועל – כל אחד ואחת ועולם המושגים שלו/ה.

  • אפשר ומומלץ לנטר את הוצאות הפעילות לטובת העסק

כל ניטור כזה מעבר לסדר שהוא עושה, לאופן הויזואלי שבו אפשר לראות את הדברים, משקף לנו גם צד אחר בעסק שלנו, שאפשר בהחלט ללמוד ממנו כמה דברים על ההתנהלות השוטפת שלנו.

למשל – כמות הפניות והיקפן הכספי – יכולה ללמד אותנו המון על מצב השיווק שלנו, על מצבם של הלקוחות שלנו (אם יש לנו הרבה מאד לקוחות שפנו אבל ההיקף הכספי קטן, אנחנו בריסק, אם יש לנו מעט מידי לקוחות שפנו בסכומים גדולים – גם אז יש ריסק).


יש עסקים שזה נכון וטוב להם, אבל בגדול נשאף לאיזון, וגם נשאל את עצמנו, מה אחוזי ההצלחה שנרצה בהמשך המשפך להפוך משיווק להזמנה בפועל – כי אם אחוז ההצלחה שלנו קבוע, נדע לעשות אחד משניים – או לשפר אותו, או להגדיל את אפיקי השיווק.


דרישות התשלום מול הכסף בפועל – יכולים לאפשר לנו הצצה אל המגמה שלנו בסיום העסקאות, כמה אנחנו טובים בגבייה, כמה אנחנו יכולים לסמוך על התזרים שלנו לטווח ארוך.


וכמובן ההוצאות – כמה עולה לנו העסק? כמה זה משתנה מחודש לחודש, האם מגמת ההוצאות עקבית? האם יש חודשים חריגים יותר? האם היא חופפת להכנסות בהכרח? האם התייעלנו בשלב מסוים? ועוד...

איך עושים את זה?

טבלת אקסל פשוטה יכולה לעשות את העבודה עבור עסקים בצמיחה שנדרשים לפעולות פשוטות.


בסוף כל חודש פשוט מזינים את הנתונים לטבלה, ומקפידים למלא אותה בנתונים שהכי מעניינים אותך, הרגל כזה לאורך זמן, יאפשר לעסק שלך להתפתח, לצמוח ולהכניס נתונים מורכבים יותר בבוא הזמן מבלי להתאמץ "לעשות סדר".


אחרי כמה חודשים כבר אפשר להפיק מתוך הטבלה דיאגרמה פשוטה שתתן הצצה ויזואלית למצב ולאבחן מגמות של ממש.